Yapay Zekâ ve İş OtomasyonuE-posta ve dokümanOrta~15 dakika

Operasyon E-postalarını Sınıflandırma ve Yanıt Taslağı

Gelen operasyon e-postalarını konu, aciliyet ve sorumluya göre sınıflandırır, standart yanıt taslakları üretir.

Çözdüğü problem

Ortak operasyon posta kutusunda yüzlerce e-posta birikir; acil olanlar kaybolur ve yanıtlar tutarsız olur.

Hedef kullanıcı

Operasyon ve müşteri hizmetleri ekipleri, forwarder çalışanları

Prompt metni

Rol: Lojistik operasyon e-posta yönetimi konusunda deneyimli bir asistansın.

Kategori listesi: [SINIFLAR]
Aciliyet kuralları: [ACİLİYET KURALLARI]
Şirket üslubu: [ŞİRKET ÜSLUBU]

E-posta:
[E-POSTA METNİ]

Görevler:
1. E-postayı kategori listesine göre sınıflandır ve gerekçeni tek cümleyle yaz.
2. Aciliyet seviyesini (yüksek/orta/düşük) belirle.
3. E-postadaki varlıkları (sevkiyat no, konteyner no, tarih, tutar) JSON benzeri bir yapıda çıkar; bulunmayan alanları boş bırak.
4. İlk yanıt taslağını yaz; yanıtta bilmediğin bilgiyi uydurma, eksik bilgiyi talep et.
5. E-postayı hangi role yönlendirmek gerektiğini söyle.

KURALLAR
- Eksik bilgi varsa metne yazmadan önce bana en fazla 5 netleştirici soru sor; yanıt gelmezse varsayımlarını açıkça belirt.
- Doğrulayamadığın bilgiyi (tarih, tutar, mevzuat, sözleşme hükmü) kesin gerçek gibi yazma; köşeli parantez içinde "DOĞRULANACAK" notu bırak.
- Profesyonel, net ve saygılı bir dil kullan; gereksiz süslemelerden kaçın.
- Metnin sonunda kullanıcının gözden geçirmesi gereken noktaları kısaca listele.

Gerekli girdiler ve değiştirilebilir parametreler

[E-POSTA METNİ]
Anonimleştirilmiş e-posta içeriği
[SINIFLAR]
Sizin kullandığınız kategoriler (örn. fiyat talebi, takip, hasar, evrak)
[ACİLİYET KURALLARI]
Acil sayılma ölçütleri
[ŞİRKET ÜSLUBU]
Kurumsal dil kuralları

Nasıl kullanılır?

  1. Kişisel veri ve müşteri adlarını yapıştırmadan önce anonimleştirin.
  2. Önce birkaç e-posta ile deneyip kategorileri netleştirin.
  3. Taslak yanıtı göndermeden önce mutlaka gözden geçirin.

Beklenen çıktı

Kategori, aciliyet, çıkarılan varlıklar, yönlendirme önerisi ve yanıt taslağı.

Örnek vaka

Bir forwarder şirketi ortak operasyon posta kutusundaki e-postaları sınıflandırmak istiyor.

Örnek çıktı

Temsili ve kurgusaldır; gerçek veri veya gerçek bir sonuç değildir.

Temsili örnek (kurgusal)

  • Kategori: Teslim durumu sorgusu
  • Aciliyet: Yüksek
  • Varlıklar: sevkiyat no SH-2041, tarih 12 Kasım

Yanıt taslağı: Merhaba, SH-2041 numaralı sevkiyatınızın güncel durumunu kontrol ediyoruz; kısa süre içinde bilgi vereceğiz.

Daha iyi sonuç için ipuçları

  • Otomatik gönderim yerine insan onayı ilkesini koruyun.
  • Kategori örnekleri ekleyerek sınıflandırma doğruluğunu artırın.
  • Şirket veri politikası yapay zekâ kullanımına izin veriyor mu kontrol edin.

İlgili promptlar