Topluluk Belgeleri

LogisticsGlossary İşleyiş Protokolü

LogisticsGlossary'de 70 gönüllü vardır. Görevler, Görev ve Sorumluluklar Rehberi'ndeki 4 sorumluluk alanında toplanır ve en üst karar organı Genel Meclis'tir. Unvanlar bir rütbe değil, üstlenilen işin adıdır.

Yapı

                        GENEL MECLİS
          (tüm gönüllüler · ayda bir · konsensüs)
                             │
                yetki verir, raporları alır
                             │
 ┌──────────────────────────┬──────────────────────────────┐
 │ 1 · Yönetim ve           │ 2 · Temsil ve Topluluk       │
 │     Organizasyon (14)    │     Ağları (37)              │
 ├──────────────────────────┼──────────────────────────────┤
 │ 3 · Danışma Kurulları    │ 4 · İçerik, İletişim ve      │
 │     (9)                  │     Denetim (6)              │
 └──────────────────────────┴──────────────────────────────┘
 Denetim Kurulu 4. alanda yer alır, raporunu doğrudan Meclis'e sunar.

  • Genel Meclis: Tüm aktif gönüllülere açıktır ve ayda bir çevrim içi toplanır. Yıllık planı, bütçeyi, bu metinlerdeki değişiklikleri, yeni işbirliklerini ve görev atamalarını kararlaştırır.

  • Dört sorumluluk alanı:

    1. Yönetim ve Organizasyon
    2. Temsil ve Topluluk Ağları
    3. Danışma Kurulları
    4. İçerik, İletişim ve Denetim

    Alanlar kendi işlerinde, Meclis'in çizdiği çerçeve içinde karar alır ve ayda bir kısa rapor yayımlar. Şehir temsilcileri ayrıca aylık şehir faaliyet raporu hazırlar.

  • Raporlama hattı: Proje Yöneticisi koordinatörleri yönlendirir; koordinatörler yöneticiye düzenli durum raporu sunar. Yardımcılar ve asistanlar koordinatörlerine destek verir ve gerektiğinde görevlerini devralır. Bu hat işin düzenli yürümesi içindir. Topluluk adına kural koyma, bütçe veya ilke kararı Meclis'tedir ve her gönüllünün Meclis'te eşit söz hakkı vardır.

  • Danışma kurulları: Sektör, Teknoloji ve İngilizce kurulları uzmanlık ve görüş verir; karar yetkisi Meclis'te ve sorumluluk alanlarındadır.

  • Denetim Kurulu: Rehberde 4. alanda yer alır, ancak bağımsız çalışır. Şunları 6 ayda bir denetler ve raporunu doğrudan Meclis'e sunar:

    • Süreçlerin kurallara ve görev tanımlarına uygunluğu
    • Tutanaklar
    • Gelir-gider ve destek kayıtları
    • Hesap erişimleri

  • Görev süresi: Görevler 1 yıllıktır; aynı kişi aynı görevi art arda en fazla 2 dönem üstlenebilir. Her görev devrinde yazılı bir devir notu bırakılır.

  • Güven Ekibi: Farklı alanlardan 2 gönüllü, mevcut görevlerine ek olarak Güvenli Alan bildirimlerini alır; ekip 6 ayda bir değişir.

  • İnsan Kaynakları ve Güvenli Alan ayrıdır: İK gönüllü süreçlerini yürütür, disiplin veya şikâyet incelemesi yapmaz; şikâyetler Güven Ekibi'ne gider.

  • Şehir temsilcileri: Topluluk adına yerel ilişki kurar. Ancak topluluk adına taahhütte bulunmaz ve para kabul etmez; yerel iş birlikleri ilgili alana ve Meclis'e getirilir.

  • Lise Ağı için ek kural: 18 yaş altı katılımcılarla yapılan etkinlikler okul veya veli bilgisiyle düzenlenir. Gönüllüler bu katılımcılarla birebir özel yazışma yapmaz; iletişim grup kanallarından yürütülür.

Görevler ve sorumluluklar

AlanGörevKişiSorumluluk (Görev ve Sorumluluklar Rehberi)
1. Yönetim ve OrganizasyonProje Yöneticisi2Projelerin genel yönetimini yapar; hedefleri, öncelikleri ve takvimleri belirler. Koordinatörleri yönlendirir, kaynakları ve ekip kapasitesini değerlendirir, projelerin topluluk stratejisiyle uyumunu takip eder.
1. Yönetim ve OrganizasyonProje Koordinatörü2Kendisine bağlı projeyi uçtan uca yönetir; hedefleri, görevleri ve takvimi oluşturur, görev dağılımını yapar, ilerlemeyi takip eder ve proje yöneticisine düzenli durum raporu sunar.
1. Yönetim ve OrganizasyonProje Asistanı5Koordinatörlere operasyonel destek verir: araştırma, veri toplama, dokümantasyon ve takip. Görevleri zamanında tamamlar, ilerlemeyi düzenli bildirir.
1. Yönetim ve OrganizasyonOrganizasyon Koordinatörü2Etkinliklerin planlanması ve yürütülmesinden sorumludur; konuşmacı, tarih, platform, kayıt ve akışı koordine eder, organizasyon ekibine görev dağıtır, etkinlik sonrası geri bildirim ve raporlamayı takip eder.
1. Yönetim ve OrganizasyonOrganizasyon Koordinatör Yardımcısı2Hazırlık ve uygulamada koordinatöre destek olur; konuşmacı iletişimi, kayıtlar, teknik kontroller ve etkinlik günü operasyonlarını takip eder, gerektiğinde koordinatörün görevlerini devralır.
1. Yönetim ve OrganizasyonİK Süreç Koordinatörü *1Gönüllü başvurularını, görev eşleştirmesini, oryantasyonu, görev devir notlarını ve ayrılış görüşmelerini yürütür.
2. Temsil ve Topluluk AğlarıŞehir Temsilcisi30Bulunduğu şehirde topluluğu temsil eder; üniversiteler, öğrenci kulüpleri ve lojistik topluluklarıyla bağlantı kurar, şehirdeki etkinlik, kariyer ve iş/staj fırsatlarını takip eder, yeni üye kazanımına destek olur, aylık şehir faaliyet raporu hazırlar.
2. Temsil ve Topluluk AğlarıMezun Ağı Temsilcisi3Mezun üyelerle iletişimi güçlendirir; mezunların etkinlik, mentorluk ve kariyer faaliyetlerine katılımını destekler, geri bildirim ve ihtiyaçları toplar.
2. Temsil ve Topluluk AğlarıÖğrenci Ağı Koordinatörü1Üniversite öğrencileriyle ilişkileri koordine eder; kulüpler ve üniversitelerle iletişim kurar, öğrenci etkinlikleri, eğitimler, kariyer fırsatları ve topluluk katılımını koordine eder.
2. Temsil ve Topluluk AğlarıAkademik Ağ Koordinatörü1Akademisyenler ve akademik kurumlarla ilişkileri geliştirir; içerik, eğitim, araştırma, röportaj ve etkinliklere katılımlarını koordine eder, akademik ağı büyütür.
2. Temsil ve Topluluk AğlarıLise Ağı Koordinatörü1Lise öğrencileriyle iletişimi geliştirir, lise ağı oluşturur, içerik ve etkinlikleri koordine eder, üniversite ve lojistik kariyeri farkındalığını destekler.
2. Temsil ve Topluluk AğlarıMentörlük Koordinatörü *1Mentor–öğrenci eşleştirmesini ve mentorluk sürecini takip eder.
3. Danışma KurullarıSektör Danışma Kurulu Üyesi7Sektör deneyimiyle içerik, etkinlik, kariyer ve eğitim çalışmalarına görüş verir; sektör profesyonelleri ve firmalarla bağlantıya destek olur, gerektiğinde mentorluk ve konuşmacı desteği sağlar.
3. Danışma KurullarıTeknoloji Danışma Kurulu Üyesi0Web sitesi, dijital platformlar, yapay zekâ, otomasyon ve teknoloji projelerinde teknik görüş sağlar; teknolojik geliştirmelerin topluluk ihtiyaçlarına uygunluğu konusunda danışmanlık yapar.
3. Danışma KurullarıTeknoloji Danışma Kurulu Yardımcısı1Kurul çalışmalarına araştırma ve operasyonel destek sağlar; yeni teknolojileri, araçları ve dijital çözümleri araştırır, teknik ihtiyaçların belirlenmesine yardımcı olur.
3. Danışma Kurullarıİngilizce Danışma Kurulu Üyesi1İngilizce lojistik terminolojisi ve içeriklerinde danışmanlık yapar, İngilizce–Türkçe içeriklerin dilsel doğruluğunu kontrol eder, uluslararası kaynakların kullanımına katkı sağlar.
4. İçerik, İletişim ve Denetimİletişim Koordinatörü1İç ve dış iletişimi koordine eder; üniversiteler, kulüpler, akademisyenler, sektör profesyonelleri ve iş birlikleriyle iletişimi yürütür, resmî iletişim dilinin ve mesajların tutarlılığını sağlar.
4. İçerik, İletişim ve DenetimAraştırma ve Yayın Koordinatörü1Akademik ve sektörel araştırmaları koordine eder; yayın, rapor, makale, röportaj ve bilgi içeriklerinin araştırma sürecini yönetir, kaynakların güvenilirliğini ve içeriklerin doğruluğunu kontrol eder.
4. İçerik, İletişim ve DenetimAraştırma ve Yayın Koordinatör Yardımcısı1Koordinatöre destek olur; kaynak araştırması, literatür taraması, içerik kontrolü ve veri düzenleme süreçlerini yürütür.
4. İçerik, İletişim ve DenetimAraştırma ve Yayın Sorumlusu *1Araştırma, terim derleme ve içerik yazımı yapar.
4. İçerik, İletişim ve DenetimSosyal Medya İçerik Sorumlusu1Instagram, LinkedIn ve diğer kanallar için içerik üretir ve planlar; etkinlik, röportaj, eğitim, kariyer ve topluluk duyurularını sosyal medya formatına dönüştürür, içerik takvimini ve paylaşım performansını raporlar.
4. İçerik, İletişim ve DenetimDenetim Kurulu Üyesi1Süreçlerin kurallara ve görev tanımlarına uygun yürütülmesini takip eder, proje ve ekip çalışmalarında süreç değerlendirmesi yapar, yönetim ekibine objektif geri bildirim sunar; bu protokol kapsamında ayrıca gelir-gider ve destek kayıtlarını denetler.

* Görev ve Sorumluluklar Rehberi'nde tanımı olmayan görevler. Bu tanımlar öneridir ve rehbere eklenmelidir.

Konsensüs ile karar alma

  1. Öneri: Herhangi bir üye, toplantıdan en az 3 gün önce yazılı öneri sunar (ne, neden, maliyet, sorumlu).
  2. Açık soru: Kolaylaştırıcı konuyu "evet/hayır" yerine "nasıl yapalım?" sorusuyla tartışmaya açar.
  3. Tur: Herkes sırayla görüşünü ve kaygısını söyler; ilk turda kimse ikinci kez konuşmaz.
  4. Sentez: Kolaylaştırıcı kaygıları içeren son öneriyi okur.
  5. Karar testi: Katılımcılar üç pozisyondan birini alır:
    • Destekliyorum
    • Kenara çekiliyorum – kaygım var ama engellemiyorum (kaygı tutanağa yazılır)
    • Bloke ediyorum – öneri Manifesto'ya veya Güvenli Alan İlkeleri'ne aykırı (gerekçe zorunludur)
  6. Sonuç: Blok yoksa karar alınmıştır. Blok varsa öneri geliştirilip bir sonraki toplantıya taşınır.

Tıkanma durumunda: Aynı öneri iki toplantı üst üste bloke edilir ve karar acilse, Meclis katılımcılarının beşte dördü ile karar alınır. Manifesto ve Güvenli Alan İlkeleri'nde değişiklik için bu yol kullanılamaz.

Şeffaflık kuralları

  • Kararlar kapalı mesaj gruplarında değil, herkesin görebildiği topluluk alanında alınır. Her karar tutanağa geçer: kim önerdi, kimler destekledi, kimler kenara çekildi veya bloke etti.
  • Tutanaklar 3 gün içinde tüm üyelerle paylaşılır.
  • Topluluk adına dışarıya konuşan kişi (röportaj, panel, işbirliği görüşmesi) Meclis tarafından o iş için belirlenir; sözcülük de dönüşümlüdür.
  • Meclis veya alan kararına dayanmadan topluluk adına yapılan açıklama, taahhüt veya işlem, onu yapan kişinin kişisel sorumluluğundadır.
  • İK Süreç Koordinatörü, yeni üyelere ilk ayında bir "tanışma eşi" atar; böylece bilgi birkaç eski üyede birikmez.
← Ana Sayfa